¿Realmente es útil el directorio de expositores?

¿Al llegar a una expo, planea cómo la recorrerá o le da un vistazo general a todo el piso de exhibición? Y si la empresa que busca no se encuentra donde usted creía ¿Cómo la ubica?, ¿O bien, si posterior a la expo desea contactar a una empresa expositora, ¿Cómo lo va hacer si no tuvo la precaución de guardar el directorio de expositores.

Nos hemos encontrado con toda clase de opiniones. Hay quien dice que el directorio no sirve y es preferible tomar los datos directamente del expositor, tal es el caso del doctor Roberto Zárate, de Equipo Dental Selecto, durante Amic Dental: "Me quedo con los catálogos de expositores pero no los consulto, prefiero llevarme la información directa del expositor o entrar a Internet"

Hay quien afirma que algunos datos no están actualizados, como Emilia Carranza, visitante en Expo Cihac. Y algunos opinan que son totalmente útiles cuando se necesitan datos urgentes, sin tener que revisar toda la folletería, haciendo más eficiente la búsqueda.

Los siguientes son puntos que puede tomar en cuenta para hacer útil un directorio de expositores

¿Qué debe contener un catálogo de expositores eficiente?

Platicando con visitantes, expositores y organizadores, coinciden en que, antes que nada, debe ser atractivo y que su presentación puede invitarnos a su consulta o de plano, ni abrirlo. Hay directorios impresos en formato grande, que incluso funciona como suplemento, por lo regular, encargado a un editor externo: un periódico, por ejemplo. Habrá que ver el propósito de hacerlo en este formato y si se cumple tanto para el organizador, como para el anunciante, el expositor y el visitante.

Expo Cihac, por ejemplo, ofrece el directorio en versión impresa y en cd, medida que, como comenta Fernando Escoto, Gerente de Mercadotecnia de la expo, abarata sus costos, reduce el volumen y se vuelve más práctico para los visitantes relámpago.

Muchos directorios incluyen novedades de la industria, otros, incluso, destacan los lanzamientos de productos en el piso de exhibición, fórmula que para algunos expositores les funciona en su objetivo de atraer visitantes a su stand. Sin embargo, no todos los visitantes toman como guía el directorio de expositores a la hora de recorrer el evento, como lo comenta Ana María Sotelo, durante Feria Óptica: "yo tomo el directorio y lo guardo, durante la expo sólo me concentro en ver a los expositores que me encuentro, no lo consulto hasta después, con más calma, porque es un poco cansado". Un directorio eficiente permite la ubicación, a la primera hojeada de lo que el visitante busca.

Además de los datos actualizados de cada una de las empresas expositoras, un directorio eficiente y práctico, debe contener otros elementos. Fernando Labastida, Gerente Comercial de la Feria Nacional de Escolares y Oficina comenta: "Lo más importante es que esté bien organizado, con un índice alfabético, y otro por categoría, nombre comercial de la empresa, descripción, en español e inglés, del producto o servicio, las marcas que comercializa, el nombre de un contacto, correo electrónico, página web, domicilio completo, además de un buen mensaje editorial que resalte la importancia de esa herramienta, sin olvidar el espacio publicitario, para conocer las alternativas o productos de novedad".

Fernando Escoto de Cihac, añade que también debe ser ordenado, en él se debe poder encontrar información real de manera fácil, sin que le sobre o le falte la misma, pues tampoco debe incluir información de más.

Elitania Mercado, encargada de Relaciones Públicas de Expo Publicitas y Publishop, comenta que también debe contener a todos los expositores con el número de stand, para poder ubicarse fácilmente en el plano del evento.

¿Por qué la importancia de actualizar sus datos en el directorio?

Muchos visitantes extranjeros o de provincia, se presentan de manera expres a las expos, pues aprovechan la cita de negocios en la región y no llevan tiempo de sobra. ¿Cuál es la manera más fácil de llevarse la expo en el bolsillo?, adivinó usted... el directorio de expositores.

Pero aún viviendo en la misma ciudad del evento, la visita se complica, sobre todo si hablamos de metrópolis. Al respecto, Labastida comenta: "Es realmente tan acelerado el ritmo de vida hoy en día, que nosotros llevamos la expo al papel". En una ciudad como el Distrito Federal la visita no es la más óptima cuando el tiempo no alcanza, sobre todo por el tipo de visitante que estamos recibiendo, que son pequeñas papelerías. De pronto la gente no entra a la feria, solamente va por el directorio y allí se lleva la información".

Si usted es expositor, es importante que se tome unos minutos para revisar si la información que envió al organizador, es la correcta. Antes de que se imprima el directorio, corrobore los datos que aparecerán, es probable algún visitante, lo contacte a través de él.

Use publicidad y anúnciese, atraiga más prospectos

No todos las empresas expositoras se anuncian en el directorio, como lo comenta Elitania Mercado, "depende del presupuesto que le hayan asignado a la expo". Algunos organizadores ya incluyen en paquete el piso de exhibición y el anuncio en el directorio, como lo hace ANFAEO: "si un expositor compra arriba de ocho stands yo le regalo su página en el directorio, los incentivamos para que inviertan en mayor volumen de stands", añade Fernando.

El éxito de una expo se mide también en función de sus visitantes, así que, aunque el directorio le sea útil y en él se pueda ver reflejada la expo, la intención es hacer que el visitante recorra el piso de exhibición. Una estrategia se basa en usar flyers o dinámicas para que el visitante se sienta motivado a entrar a la feria, por ejemplo, invitándolos a depositar el boleto para participar en la rifa de un automóvil diario, como lo hace ANFAEO.

José Antonio Moreno, Presidente de Nanovisión, empresa expositora en Expo Dental Amic, señala que, en un año, ha tenido de 12 a 15 cliente a través del directorio, y añade: "Es el complemento perfecto para la presentación de la feria. Como medio publicitario, creo que son bastante útiles porque, aunque el visitante no se haya llevado alguna información mía, sí se lleva una guía dónde, en un futuro, me pueda contactar. En el caso de la Feria Óptica, le falta ubicación, ya que al abrirlo, se ven sólo anuncios".

Regularmente, el directorio es gratuito, pues viene incluido en el costo de entrada. En el caso de expos grandes y con afluencia importante de visitantes, algunos organizadores se permiten venderlo, tal es el caso de Cihac: "La función del directorio es proveer de información a los interesados en el sector, sobre las empresas que exponen, y ser herramienta de ventas para nuestros expositores. Vendemos el directorio porque consideramos que está muy bien hecho, y en el momento en que se regala, se está devaluando. Es algo que queremos hacerle saber al expositor: el directorio es tan bueno, que la gente efectivamente lo compra, eso le da más valor del que tendría si se regalara", comentó Escoto.

Para que el directorio funcione, es necesario ponerlo al alcance de las personas que les interese la información que contiene –añade Escoto-, pero también que esté actualizada y que su contenido sea de calidad en cuanto a las empresas y los servicios.

Ana Luisa Temores, de la empresa International Point of View, en la Feria Óptica comenta que ella ha recibido llamadas a través del directorio de expositores, "es el recuerdo para que nos busquen".

Labastida finaliza comentando que un directorio debe cumplir la función de proporcionar a los visitantes, la mayor referencia de los expositores, "si está hecho al aventón y es sólo una lista que enumera a las empresas o sólo trae un plano que dice quiénes están, es muy egocéntrico".

En conclusión, en esto de los directorios de expositores, no hay nada escrito, la única verdad es que, una atención similar a la que se da al piso de exhibición o al ciclo de conferencias, debiera recibir el directorio de expositores, y no sólo del organizador, sino también del mismo expositor.

Esperamos sus comentarios al respecto.