Una base de datos es fundamental. De hecho, en cada empresa organizadora de eventos, es el activo más importante, sobre todo porque se junta la oferta (mercado) con la demanda (tomadores de decisiones). Así se forma un foro real de negocios.
La ventaja de una exposición, es que cuando se consolida, se convierte en un referente de un segmento específico, circunstancia que permite generar una base de datos automática.
Imaginen qué tan importante es una base de datos, que hay estadísticas que indican que el 80 por ciento del éxito de un evento, depende de éstas, comentó Jorge Flores Escobar, Director General de Acob: "A mi me ha tocado ver eventos en los que la base de datos no está actualizada, por lo tanto, tampoco ágil y esto genera resultados pocos deseados"
Lo primero es tener claro el objetivo de armar una base de datos y qué uso le va a dar a la misma. "Este tema va de la mano con la estrategia de comunicación que el Comité Organizador desea llevar a cabo", añade Humberto Villarino, Director de Infoexpo.
"Este tema va de la mano con la estrategia de comunicación que el Comité Organizador desea llevar a cabo", añade Humberto Villarino, Director de Infoexpo
Rodrigo Vázquez-Bracho, Director de la División Comercial de E.J. Krause, señala "Siempre estamos asociados a cámaras y asociaciones, que son especialistas en el tema. Ellos nos facilitan algunas bases de datos."
Lo primero que hay que tomar en cuenta para generar una base efectiva –coinciden nuestros entrevistados-, son los datos de contacto: nombre, domicilio, teléfono y correos electrónicos. En segundo lugar, una estructura de perfil, que se refiere a los intereses en cuanto a productos o servicios que desea ver en el evento, cuál es su capacidad de compra, giro de la empresa que representa, entre otros.
Arturo Morales
Gerente de Marketing de E.J. Krause
Sin embargo, si se trata de armar una exposición o feria, es recomendable, como siguiente paso –indica Humberto Villarino-, conocer la historia de los asistentes: cómo se han comportado con respecto a la exposición, si se preregistró, si llegó al evento sin registro, la fecha, si asistió, si respondió a alguna campaña de comunicación, etcétera.
Arturo Morales, Gerente de Marketing de E.J. Krause de México, comenta "Una empresa que no hace uso de una base de datos no tiene éxito. Nosotros no manejamos las bases, son empresas contratadas, quienes llevan nuestro preregistro, así como el registro, para darle un valor importante a nuestros expositores, así les damos la confianza, pues saben que las manejan otras personas; que un tercero hable de ti es más importante a que tu te hagas publicidad propia"
Cabe destacar que esta información se imparte en los cursos que E.J. Krause ofrece a los expositores, lamentablemente, sólo asiste el 6 ó 7 por ciento de todos los expositores.
¿De que tipo es su industria y a cuál quiere llegar?
Rodrigo Vázquez-Bracho, Director de la División Comercial de E.J. Krause, señala "Siempre estamos asociados a cámaras y asociaciones, que son especialistas en el tema. Ellos nos facilitan algunas bases de datos."
Depende del tipo de industria, se manejará una base de datos. Hay empresas en las que la rotación de los empleados es muy alta, en ellas se recomienda actualizarlas unas 4 veces al año, cuando no es así, con 1 ó 2 basta, destacó Ulises Huitrón Hernández, Director Ejecutivo de Grupo Espencon.
Al Respecto, Jorge Flores señala "hace algunos años, llegaba el fin de la expo y las bases de datos se guardaban y no se tocaban hasta el siguiente año. Actualmente, la estrategia ya no puede seguir este ritmo. Hay que adaptarse al mercado actual. Cuando vemos a un amigo, una vez al mes o con menor frecuencia, sabemos cómo está, cómo cambia, cómo siente, cómo piensa. Quiere decir que el grado de conocimiento es óptimo, que estamos al pendiente de él. Sin embargo, si dejamos de verlo o los vemos una vez al año, nos puede sorprender, porque seguramente ha cambiado".
Concluimos que el tipo de industria como los objetivos de la empresa, deben quedar claros para hacer una base de datos, tal vez sea más importante conocer de qué giro vienen los clientes, o dónde están concentrados.
Cada cuándo deben actualizarse y cuándo son obsoletas
Depende si el evento es de consumo o vertical, "Pero en bases de datos donde los individuos forman parte de alguna organización o empresa, hay una gran movilidad en los puestos de trabajo y calculamos que un 30 por ciento de la base, ha sufrido algún cambio en el transcurso de un año" comenta Humberto Villarino.
"Hay empresas en las que la rotación de los empleados es muy alta, en ellas se recomienda actualizarlas unas 4 veces al año, cuando no es así, con 1 ó 2 basta", destacó Ulises Huitrón Hernández, Director Ejecutivo de Grupo Espencon
A una base de datos se le considera totalmente obsoleta si no se ha tocado en más de un año o año y medio, esa ya no dará resultados, allí estaríamos hablando de una estrategia completa de recaptación, destacó el directivo de Acob y añadió: "Una base de datos sí fenece, hay estadísticas que indican que la obsolescencia de una base de datos va entre 1 y 2 por ciento mensual, evidentemente también tiene que ver con la industria, entonces, mínimo estamos hablando de un 20 por ciento al año, que ya para una empresa que invierte una fuerte cantidad en el manejo de base de datos para algún fin, (por ejemplo exposición) definitivamente les va a salir demasiado cara pues la cantidad de impactos será corta"
Está de más comentar entonces que no deben solamente actualizarse año con año, sobre todo si se trata de los visitantes. Normalmente, hay un margen de error de un 5 ó 10 por ciento que puede ser aceptable, aunque lo óptimo es que tienda a cero, pues en la medida de que el margen de error se incremente, se aumenta el riesgo de que un evento fracase, señaló Ulises Huitrón.
