Dentro de las acciones a realizar para el éxito de un evento, en cuanto a convocatoria e información del mismo, se encuentra el manejo de la prensa. La convocatoria óptima puede generar un resultado óptimo, pero... ¿cómo convoca un organizador a la prensa y logra una nota sin darle seguimiento ni presionando la publicación de la misma?.
Yolanda Rodríguez Rivera, Gerente Comercial de Modama, comenta: "Llevar un control de la publicación es muy difícil. Cuando pensamos que nos darán toda una entrevista o todo un reportaje, no sucede, o a veces nos publican en un pequeño espacio, en un lugar donde nadie nos ve"
Evitar este caso, depende de dos factores: la convocatoria óptima y anticipada y que la prensa no únicamente esté interesada en cubrir el evento, sino también en la investigación.
Hay muchos productos y actividades que se pueden dar a conocer, gracias a las expos. "Sucede que los medios no siempre conocen más allá de lo que pudieran llegar a publicar y a nivel nacional hace falta demostrar interés por el trabajo de investigación", comenta Yolanda.
Las expos como fuentes informativas
Indudablemente las ferias y exposiciones son el lugar básico para recoger información fresca, sobre todo cuando se trata de eventos verticales o especializados. A través de los medios, la opinión de lo que sucede en un evento es mucho más creíble, por ello es importante que la prensa recolecte información valiosa y adecuada, allí radica la importancia de una relación efectiva, e incluso, afectiva con los medios.
José Navarro, Director General de EJ Krause de México, comenta: "Uno de los objetivos más importantes de una exposición, es conjuntar una gran cantidad de información de un sector en un momento dado. La prensa a nivel internacional, tiene calificada a la exposición como una mina de información donde pueden obtener datos de valor"
En una expo se reúne el 80 por ciento de la comunidad de un sector industrial que tiene mayor influencia en las decisiones de negocios y el futuro de esa industria. La prensa evalúa eso y lo entiende. Por ello es recomendable la comunicación cercana con los medios.
El éxito de una convocatoria a la prensa, para una expo, feria o de cualquier otra actividad, radica en la relación con gente profesionalizada, como destaca José Navarro: "Trabajamos con agencias que tengan especialización en ciertas fuentes específicas porque el enfoque de un evento de tecnología es diferente a un evento industrial, o a un evento de alimentos"
A la prensa de negocios le interesa el crecimiento de la industria, para los medios masivos, la importancia radicará en cómo influyen las exposiciones en las familias y en la sociedad en general. De esta manera el tratamiento de la información dependerá de la perspectiva de cada uno de los medios, según su especialidad. Por ello, para José Navarro, tanto la prensa especializada como la masiva, son importantes.
¿A quién convocar?
Cuando la organización de un evento maneja la información de manera comercial, no stendrá el mismo imán que si se maneja de manera objetiva, veraz y oportuna, y con fuentes fidedignas. "A veces un organizador envía datos de corte comercial y no de corte noticioso y eso no atrae a la prensa, a quien no le interesa hacer un comercial en particular.", puntualizó el directivo de EJ Krause.
Destacando además, que uno de los éxitos para convocar a la prensa, es no considerarlos como los portadores de los anuncios publicitarios, pues la prensa es la que crea opinión, desde el punto de vista editorial, es decir, información no comercial.
Uno de los temas que mayormente complican la convocatoria a la prensa, es la realización de otros eventos al mismo tiempo, es entonces cuando un reportero debe decidir a qué evento darle mayor importancia. Esto depende de la actualidad del tema, de la importancia para su medio o para la sociedad. "Nos pasó en una ocasión que organizábamos un evento cuando sucedió el caos de septiembre 11, la noticia actuó como una esponja, era muy complicado hacer una convocatoria, si no estábamos relacionados a terrorismo o a otras situaciones", recordó José Navarro.
Muchas empresas cometen el error de dejarle la convocatoria de prensa a sus departamento de marketing, cuando no es lo mismo generar una comunicación desde la estrategia de mercado, como desde la objetividad que le puede dar la prensa, opinión que final percibe la sociedad. Por ello es necesario separarlos de la publicidad y promoción como estrategia de mercado.
Cecilia Barragán Pérez, Directora de Asuntos Culturales y Relaciones Públicas de la Feria del Libro de Monterrey, argumenta "Siempre convocamos a la prensa en general, sin embargo, hay una conexión más directa con los medios culturales como el canal 22, tenemos cierta tendencia a cierto tipo de medios. Pero como es un evento relacionado con los libros en general, hemos invitado a periodistas de deportes, de salud, negocios, etcétera, y funciona"
Cambios necesarios
Yolanda Rodríguez y José Navarro, coincidieron en señalar que el hecho de que una nota o reportaje sea publicado o no, depende del contenido y valía de la información que se proporciona a la prensa, que va de la mano con la relevancia y la objetividad de la misma, por ello es muy importante que líderes de opinión de las diferentes industrias, estén presentes en las ruedas de prensa, que ellos mismos se interesen por asistir y que así los reporteros tengan más interés en generar la nota.
Un reportero no debe ser convocado a asistir a una rueda de prensa porque obtendrá beneficios, o regalos, sino porque hará una labor de investigación. Hace falta mayores estrategias que optimicen este recurso frente a la falta de interés profesional que en ocasiones existe.
"Junto con la prensa podemos ir cambiando la cultura de todos los mexicanos. Poco a poco tenemos que tratar de cambiar nosotros, después a la prensa y después al público lector, entre todos hacer equipo e ir tratando de cambiar nuestra cultura, y así resaltar nuestro producto mexicano y proyectarlo al extranjero, porque finalmente la prensa extranjera, nos dedica más interés que la nacional", comenta Yolanda Rodríguez.
Como comentario final nos quedamos en una reflexión de EJ Krause, una de las empresas organizadoras de exposiciones verticales en la industria y, quienes manejan con mucho éxito las convocatorias a la prensa:
"Los medios no se han profesionalizado, no le están dando el valor a la información como debe ser, es necesario que lo hagan y que sepan que una fuente muy valiosa para la información son las expos profesionales, les sirve para confirmar otras fuentes. Yo invitaría a los reporteros para que no asistan solamente a pasar el rato o vender publicidad, porque también sucede, sino para obtener información relevante para su trabajo"
