La primera impresión es la que cuenta

Uno de los elementos principales a considerar por parte de las empresas expositoras, debe ser la calidad en la presencia de su marca, pues los montadores de displays conciben la manera en que los clientes relacionan su imagen con el profesionalismo y la calidad de su empresa. Al final de cuentas la publicidad es imagen.

Al preparar la participación en una expo, es importante considerar los presupuestos para el diseño del stand. Es la imagen la que puede o no atraer al cliente. Uno de los temas principales a tratar es el de conocimiento. No basta solamente con participar en una expo para vender, sino que hay que investigar previamente el perfil y antecedentes de la expo, información que se obtiene con meses de anticipación.

Tan importante es el diseño de stand que puede facilitar la fidelidad con una empresa, como lo dice Ana Gabriela Torres, Coordinadora de Mercadotecnia de 3M ESPE, empresa participante en Expo Dental Amic Internacional, "este año cambiamos de marca justamente por el diseño pues ya estaban muy enfrascados en lo mismo y queríamos cambiar de imagen"

Jorge Zepeda, Gerente de Ventas de Zeyco, nos comentó que lleva mas de 6 años trabajando con la misma empresa, pues han sido fieles a los requerimientos, "hace tiempo experimentamos comprando nuestro propio stand, pensando en ahorrar, pero vimos que el problema es el armado así que decidimos dejar esas labores a los expertos, aunque fuera más costoso, por eso, ante todo, preferimos el servicio y el precio lo vale"

Detecte sus necesidades

Es importante tener claro cuál es la orientación de la empresa, ofrecer producto o servicio. Identificar a cuál se pertenece, permite identificar que, para cada una, existen diferentes necesidades y soluciones.

De acuerdo a Flavio Toledo, Director General de Punto de Apoyo Exposiciones, hoy están de moda los segundos pisos donde se platica con el cliente en negociaciones privadas, pero "la primer pregunta que se tienen que hacer los expositores es ¿para qué voy a una expo?, si voy por presencia o a prospectar clientes? Es decir, la finalidad de un stand varía si se trata de una empresa consolidada que lo que busca es realizar relaciones públicas principalmente, entonces haré que mi espacio sea más confortable y agradable para mi cliente" y, en la medida en que retengo a esos clientes, menos tienen la oportunidad de visitar a la competencia"

Si la finalidad es vender productos y prospectar clientes –continúa diciendo Flavio Toledo- , entonces el stand debe tener muchas áreas de atención "incómodas" para generar tráfico en el stand. En ambos casos, es muy importante la capacitación del personal que lo atiende, donde se establece si el stand fue funcional para los objetivos que se tenían. La empresa debe saber operar y atender a las personas, detectando las necesidades del visitante o comprador, enfatizó nuestro entrevistado.

Como segundo punto –expresó-, es necesario conocer de qué tamaño es el espacio en el piso de exhibición y las necesidades específicas que se tienen. Lo más importante es hacerse la siguiente pregunta ¿a qué voy a una expo, a vender, a hacer presencia de marca, a promocionar un producto o a hacer un lanzamiento?

Conozca los tipos de stands

Existen dos: los custom y los sistemas de exposiciones.

Los Custom son fabricados a través de carpintería o herrería: un traje a la medida para las necesidades del cliente. Tiene un costo mayor y, por lo regular, se compran.

Los Sistemas tienen estilos diferentes, son una especie de piezas armables tipo lego, y que permiten manejar rentas y costos más baratos.

Investigue y matice un presupuesto

Para Sergio Serna Rodríguez, Director General de Kúbico, una de las problemáticas generales que existen, es que las empresas quieren reducir la inversión en la decoración del stand, debido a la incertidumbre creada por la situación financiera del país.

Según diversos prestadores de servicio entrevistados, al parecer, se sacrifica la calidad por el precio al momento de la contratación, "eso es preocupante porque hay empresas que ofrecen precios muy bajos pero la calidad es mala y eso demerita a la industria"

Un expositor debe:

• 1. Investigar que la empresa sea formal: infraestructura y experiencia en el medio.
• 2. Ser específico al externar sus necesidades. La empresa contratada deberá saber satisfacerlas.
• 3. Comparar precios entre empresas profesionales.
• 4. Llevar una verdadera estrategia de ventas para el evento, pues al final de cuentas, lo que importa más que un stand es llevar un plan y ejecutarlo.

Las problemáticas de los actores principales

Cuando mucho –comenta Sergio Serna-, 30 o 40 por ciento de los expositores, sabe realmente, cuál es la estrategia adecuada para tener una presencia exitosa Para hacerle frente a esta situación, coincidieron los entrevistados, es necesario una labor de concientización, reuniones y comunicación entre los actores principales de una expo, "algo que debería ir de la mano al momento de vendérseles un espacio de exhibición".

Una de las problemáticas, es el abaratamiento de los diseños, sobre todo, cuando las empresas son sometidas a concurso. Las empresas perdedoras rebajan sus costos, diciendo al cliente que le es posible reducir el precios e igualar los diseños de la empresa que ganó. "El cliente comienza a generar una guerra de precios entre los proveedores, cotizando por diferentes lados, comparando y exigiendo un menor precio, y se crea la mala idea de que ese es el costo real del stand", comenta Flavio Toledo. Eso le hace daño a la industria, continúa diciendo, ya que a los diseños se les pone menos atención debido a un bajo presupuesto. De esa manera, cada vez se vuelve más difícil que el expositor pague el precio real de un stand.

La situación económica del país y nuestra cercanía con Estados Unidos, y su recesión, obliga a las empresas a reducir presupuestos. Son tiempos difíciles, sin embargo, el conocimiento profundo en la industria proporcionará, sin duda, mejores alternativas, ya que todos son actores importantes: organizadores, montadores de displays, visitantes, expositores, personal de seguridad, el servicio de comida, el servicio de audio y video, luz y sonido, entre otros.

Si el expositor sale beneficiado, la cadena se prolonga hasta todos aquellos que generan una derrama económica y, por lo tanto, se genera un beneficio para las expos.